「GooleKeep」で効率アップ!全機能の使い方をまとめて紹介

「GoolgleKeep」はGoogleアカウントで紐づけされているので、iPhoneやandroid、パソコン、タブレットなどあらゆるデバイスに対応していること。

これが僕が思うGoogleKeepの最大級の魅力のひとつです。

今回はGooleKeepの全機能の使い方をまとめてお伝えしようと思います。

GoogleKeepの使い方
パソコンでGoogleKeepを効率よく利用する方法
最後に

GoogleKeepの使い方

GoogleKeepを使いこなせば、効率化できるので、今から5つの機能を解説します。
※GooleKeepアプリはGoogle社が提供している無料アプリです。

メモ機能

アプリを立ち上げると、すぐにメモをすることができ、
動作が軽いため、スムーズに入力できることが可能です。

メモの作り方

「メモを入力」をタップ→画面が変わる→タイトルとメモを入力することができます。

次に、メモに色を付けたりすることもできて、ポストイットのように使えます。

色を変える

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メモ画面右下「…」をタップ→お好みの色を選択

GoogleKeepのメモ機能として、一つデメリットを挙げるとしたら、
メモをカテゴリで分けることができません。

このようにカテゴリを色で分けて管理するやり方は「見える化」されるので個人的には
オススメです。

チェックボックスの作り方

ToDorリスト管理したい時はチェックボックスがオススメです。

画像

「メモを入力…」をタップ→左下のアイコンをタップ→チェックボックスをタップ

後、チェックボックスでインデント(字下げ、開始位置をずらすこと)機能も追加されて、
ToDoリストを階層化できるようになりました。

階層はまだ2段まで使うことができないので、物足りない方もおられるかもしれませんが、
あるのとないのでは大違いなので、良い機能だと思います。

音声機能

ふと、アイデアが思いついた時に気軽にメモできるので、音声機能は便利です！

赤枠の部分をタップ→真ん中のマイクボタンをタップ→喋る

OCR機能

GoogleKeepはメモの中に、写真を添付することもできるのですが、
画像をタップして、テキストを抽出を選択すると、画像の中に書かれている文字を読み取り、
(OCR機能)テキストを抽出してくれます。

なので、メモしておきたい画像をスクショして、それをGoogleKeepに入れて、テキストを抽出
すれば勝手に読み込んでくれるので、便利です。

僕は思考を整理するためにの無料のマインドマップアプリを使っており、作成したマインドマップの
スクショをGoogleKeepに入れています。

こうしておくと、マインドマップに書いた文字をテキストとして、抽出してくれるので、
マインドマップで書いたことを検索したい時にヒットして、検索機能(ただ、要らないものも読み取る)として使えたり、PC,スマホ,タブレットなどで同期することができるので、
場所を問わずに自分が好きな時にみることができます。

無料のマインドマップアプリでも、GoogleKeepと併用して使えば、
機能としては有料級のマインドマップに匹敵すると思うので、
マインドマップを上手く使いこなしたい方にはオススメです。

共有機能

Gmailアカウントを持っているユーザーであれば、メモしたことを相手に伝える
ことも簡単にできます。

赤枠をタップ→「共同編集者」アイコンをタップ→共有ユーザーのGmailアドレスを入力

共有機能を上手く使いこなせば、ビジネスで効率化を測るために用いられるチャットツールの
チャットワーク(ChatWork)よりもGoogleKeepの方がタスク管理がわかりやすいです。

これは作業をしてもらったものを添削する時も、音声メモを使えば、相手に伝わりやすくなる、
かつ、音声メモはテキスト入力されるので、音声とテキストで二重に確認できるのは
大きいと思います。

チャットワークであれば、動画などをチャットの中に放り込むこともできますが、
それをテキストとして抽出してはくれないので、動画を見返したい時に中々見つからない
という現象がよくあるので、外注さんたちに業務を効率よくこなしてもらうためであれば
チャットワークよりもGoogleKeepの方がオススメだと思います。

リマインダー機能

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メモを入力後、赤枠をタップ→時間、場所を入力

時間を設定しておくと、指定した

画像で説明しないと無理

Googleカレンダーと連携もできる

GoogleKeepではメモにタスクを入力して時間と場所をリマインダー設定しておき、

これをGoogleカレンダーと連動させると、自動的にカレンダーに追加されます。

リマインダー設定で時間を指定しておくと、スマホの通知画面にも表示されて、見える化
されているので、僕自身も忘れにくくなりました。

スケジュールで見たい時はGoogleカレンダー、ToDoリストやタスクを見たい時は
GoogleKeepというように自分に合った使い方ができるので、リマインダー機能は
便利機能の一つです。

Gmailとの連携でより便利に

Gmail新デザインで、よりGoogleKeepにアクセスしやすくなり、
メールの内容に対して、軽くメモを残すことができるようになり、また、
リマインダー機能としても使えるので、Gmailを仕事で使っている方は
タスク管理が簡単にできるので、オススメです。

アーカイブ機能

アーカイブはメモを整理するために役立つ機能で、
メモをアーカイブすると、アーカイブというフォルダーにメモを移動させることができるのですが
一度、アーカイブのフォルダーに移動させたメモでも、タップしてもらえれば元に戻せます。

パソコンでGoogleKeepを効率よく利用する方法

パソコンであれば、Chrome拡張機能からGoogleKeepを追加しておけば、
お気に入りの記事があれば、Keepに保存をしておき、その際にタグ付けなどをしておくと、
確認したい時にどこにあるのかすぐにわかります。

Chromeを使っていて、僕がよくやりがちなのですが、
タブを開きすぎてどこに何があるかわからない時がよくあるので、GoogleKeepに必要なものだけを
保存しておくのが、作業効率が測れるのではないかと思います。
また、タブを開きすぎると、通信量を無駄に消費するので、少しでも抑えたい方は
Keepを利用すれば通信量の節約も同時にできると思います。
(そこまで効果はないかもしれませんが。)